+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как подготовить в архив документы отдела кадров

Как подготовить в архив документы отдела кадров

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация управленческая, кадровая, бухгалтерская , которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению. Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Порядок формирования дел - Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как подготовить в архив документы отдела кадров

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам.

В любой организации есть документация управленческая, кадровая, бухгалтерская , которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению. Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Порядок подготовки дел к передаче в архив. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв.

Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет. Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле свыше листов дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т.

На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов. Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного делопроизводственного года. При большом количестве издаваемых приказов при большой численности работников могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т. В дела с приказами по личному составу не помещаются документы - основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др.

При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело. Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике коробке. Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов - по алфавиту. Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.

Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели. При передаче карточек на хранение в архив они переплетаются. Оформление в дела личных дел Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Документы, включаемые в личное дело работника, хранятся в папках. Личное дело оформляется при приеме на работу. Документы в него помещаются в порядке их поступления. В личное дело включаются : - анкета личный листок по учету кадров ; - копии документов, подтверждающих квалификацию работника копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.

По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др. В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела. Внутренняя опись составляется по установленной форме приложение.

В нее вносятся сведения обо всех включаемых в дело документах. При изъятии документов из дела сведения об этом также вносятся во внутреннюю опись. Внутренняя опись включает сведения обо всех документах дел. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от Личные дела работников подлежат учету, поэтому на корешке и на обложке дела указывается его учетный номер.

При увольнении работника его личное дело закрывается и перемещается в архивную часть службы кадров. Личные дела уволенных сотрудников хранятся в алфавитном порядке по фамилиям работников 4. Формирование в дела договорных документов Трудовые договоры и соглашения об их изменении включаются в состав личного дела работника, если в организации ведутся личные дела.

Заключаемые по мере необходимости соглашения об изменении договора приобщаются к трудовому договору как его неотъемлемая часть. В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников. Как организовать хранение документов? При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан в частности, для подтверждения стажа работы.

Различают две стадии хранения документов: Стадия 1. Текущее хранение хранение в делопроизводстве. Стадия 2. Архивное хранение хранение в архиве. В организациях, не имеющих специального помещения архива , хранение - и текущее, и архивное - может осуществляться в службе кадров, это не запрещено. В таком случае в подразделении должна быть выделена часть помещения для хранения тех документов, которые составляют архив службы.

В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности документов в кадровой службе должен соблюдаться определенный режим хранения. Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре. Трудовые книжки работников хранятся в сейфе. Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов сейфов для хранения документов.

Места хранения документов в помещении кадровой службы должны быть отделены от той части помещения, где осуществляется прием посетителей. Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер.

В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть. Черновики, варианты документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются желательно это делать в шредере - бумагорезательной машине. Компьютеры отключаются от сети.

После окончания делопроизводственного года в службе кадров, как и в других подразделениях организации, осуществляется экспертиза ценности документов, только после этого начинается подготовка документов к архивному хранению.

Мы осуществляем обработку кадровых документов в соответствие с требованиями архивного законодательства. Также, мы обслуживаем обращения ваших работников по подготовке всех видов справок. Услуги оказываются с соблюдением требований конфиденциальности, а любая передача данных шифруется Состав услуг у каждого клиента индивидуален.

В случае подготовки справок и исполнения запросов, вам не потребуется обращаться к бумажным документам. Любой документ по сотруднику будет доступен в течение 1 минуты, с рабочего места.

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Формирование дел в службе кадров. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации при его наличии и службы делопроизводства организации.

Вопросы к Юристу Подготовка отделом кадров документов к сдаче в архив После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид наименование документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

В таблице 1 приводятся сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации. Таблица 1 Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций ведомственных архивов , а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения если они утверждаются или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху. Лист-заверитель Он составляется по установленному порядку. В нем указывается, что в случае ликвидации организации предприятия документы по личному составу должны передаваться правопреемнику, а при отсутствии такового — в вышестоящую организацию или орган.

Если правопреемников или вышестоящих организаций органов не имеется, то учреждения Государственной ныне Федеральной архивной службы осуществляют меры по обеспечению сохранности этих документов. Распоряжение Правительства РФ от Первый этап подготовки к передаче документов в архив — экспертиза ценности.

На экспертизу попадают бумаги, утратившие актуальность. Передача документов на архивное хранение — это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

Получать новые комментарии по электронной почте. Вы можете подписаться без комментирования. Оставить комментарий. Прошу уточнить: можно ли снимать госслужащих на их рабочих местах? В полиции, в мерии, в больнице. Isolateshop интернет-журнал для собственников. Как подготовить в архив документы отдела кадров. Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования.

Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Руководителю отдела кадров

Для проведения аудита кадрового делопроизводства и приведения документов в надлежащее состояние перед приходом ГИТ, необходимо подготовить информацию о виде деятельности организации, штатной численности сотрудников, период за который необходимо восстановить документы или провести проверку с выдачей рекомендаций. В ниже приведённых статьях мы подробно осветим требования инспекции по труду. Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной инструкцией. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на руководителя отдела кадров. Перед проверкой кадрового делопроизводства инспекцией по труду необходимо проверить:.

Порядок подготовки дел к передаче в архив. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв.

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации при его наличии и службы делопроизводства организации. При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования:. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Порядок передачи личных дел работников в архив организации

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц. Организация работы с личными делами работников, в том числе порядок их подготовки и передачи на хранение в архив организации регулируются Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников [1] далее - Инструкция. Согласно п.

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации.

Мы осуществляем обработку кадровых документов в соответствие с требованиями архивного законодательства. Также, мы обслуживаем обращения ваших работников по подготовке всех видов справок. Услуги оказываются с соблюдением требований конфиденциальности, а любая передача данных шифруется Состав услуг у каждого клиента индивидуален. В случае подготовки справок и исполнения запросов, вам не потребуется обращаться к бумажным документам.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения если они утверждаются или составления первого и последнего протокола, составляющих дело. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

.

.

Порядок подготовки дел к передаче в архив. * организация нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров * перечень .

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ерофей

    Мама главное слово . Женщины рожают .Обычные мысли матриархального юриста. Как быть с бабами,которые не родили не одного дитя?Посмотри где и как работают женщины, где и как работают мужчины. КПД женского труда ноль. Бабы ничего не созидают.И наоборот,мужчина двигатель прогресса,созидатель,работяга и защитник своего социума.Мужчины строят этот мир,гибнут на вредных производствах и опасных работах.Как так получается, что мужчины живут меньше, а на пенсию выходят позже женщин?Офф.статистика Росстата говорит о 15,2 лет разницы в продолжительности жизни мужчин и женщин. Мужчина пашет всю жизнь и в 58 лет ложится в гроб,а баба по выходу на пенсию живёт в своё удовольствие до 72 лет.На налоги мужчин, кстати.Да,почему юрист носит кольцо?Если залез в государственный брак,значит или не знает семейное законодательство или дебил.

  2. Ратибор

    Отличный урок, а то многие не могут понять что там они придумали в этом законе

  3. gravphofasro

    Подскажите пожалуйста!Я сейчас за границей ходят слухи что закрыта граница в обе стороны и я не могу заехать на Украину!И если я заеду смогу ли я выехать назад?

© 2018-2019 pravopravda.ru